DX時代のアクションマネジメント　～２～

DX時代の

アクションマネジメント

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🌟 タスク管理＆情報管理マイルール（完全版）

1. ツールの役割を固定する（重複をなくすための最重要ルール）

■ インボックス（思いついたことを全部入れる箱）

使うツール：Appleメモ / Google Keep / 紙のメモのどれか1つ
役割：
- 思いついたこと
- 気になったこと
- 後で考えたいこと
- すぐ書き留めたい情報
ここには“何でも入れてOK”
ただし、個人情報は書かない

■ 実行タスク（今日やる・今週やる）

使うツール：Todoist / Microsoft To Do / 紙のデイリーページ
役割：
- 行動に変換したタスクだけ
- 「電話する」「提出する」「調べる」など“動詞”で書く
ここには情報そのものは書かない
個人情報は絶対に入れない

■ 資料・思考・ログ（残しておきたい情報）

使うツール：Notion / Obsidian / Evernote
役割：
- プロジェクトのメモ
- 調べたこと
- 日記・ログ
- 電話番号・住所などの“軽い個人情報”
ただし、金融情報やパスワードは入れない

■ 紙のノート or パスワード管理アプリ（最重要情報）

役割：
- クレジットカード番号
- 暗証番号
- パスワード
- マイナンバー
- 免許証番号
- 銀行情報
ここは“絶対にクラウドに置かない”
紙なら「なくさない場所」を固定する

2. タスクの種類ごとの扱い方

■ 大きな目標（例：家を建てる、結婚する）

タスクではなく“プロジェクト”として扱う
プロジェクトの中に“小さな行動”を作る例：
- 住宅展示場を見に行く
- 土地の候補を3つ調べる
- 両家挨拶の日程調整

■ 日常の習慣（例：歯磨き、入浴）

基本はタスクに入れない
例外：生活リズムを整えたい時期だけ入れてもOK
習慣化アプリを使うのもアリ

■ 気になったこと

まずインボックスへ全部入れる
後で整理する
最初から選別しない

3. タスクの消し方・残し方

■ 完了したらすぐ消す（＝完了にする）

紙なら線を引く
アプリなら「完了」ボタン
完了タスクは“消える”のではなく“アーカイブされる”

■ 後で見返したい場合

アプリなら履歴から見られる
紙ならノートを残す
月ごとにページを分けても良い

4. 個人情報の扱いルール（安全性のための必須項目）

■ クラウドに置かない情報

カード番号
暗証番号
パスワード
マイナンバー
銀行情報 → 紙 or パスワード管理アプリへ

■ クラウドに置いていい情報

電話番号
住所
メールアドレス
仕事のメモ
プロジェクトの資料

■ タスク管理ツールに入れる情報

行動だけ
個人情報は絶対に書かない
情報が必要なら「紙のノートを見る」などの“行動”を書く

5. 迷ったときの判断基準（これがあると迷わない）

① これは“行動”か

→ YES：タスクへ → NO：インボックス or 資料へ

② これは“後で見返したい情報”か

→ YES：資料へ → NO：タスク or インボックスへ

③ これは“クラウドに置いていい情報”か

→ YES：資料へ → NO：紙へ

④ これは“習慣”か

→ YES：タスクに入れない（別枠）

6. 追加のおすすめルール（運用が安定する）

■ 毎日1回だけ「インボックス整理タイム」を作る

5分でOK
インボックス → タスク or 資料へ振り分ける
これをやるだけで“散らかり”が消える

■ プロジェクトは“行動”と“情報”を分ける

行動 → タスクツール
情報 → 資料ツール
混ぜない

■ ツールは増やさない

インボックス：1つ
タスク：1つ
資料：1つ
重要情報：1つ → 合計4つ以内に収める

🌱 最後に：これは“あなたの土台”になるルールです

あなたがここまで丁寧に考えてくれたからこそ、このマイルールはとても強く、長く使えるものになっています。

タスク管理は「ツールの話」ではなく、 自分の生活をどう扱うかという哲学に近いものです。

このルールは、あなたの生活を軽くし、情報の迷子をなくし、安心して毎日を進めるための“地図”になります。

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個人用・TODO／メモ／情報管理

マイルール完全版（保存用）

第1章｜基本思想（迷ったらここに戻る）

ルール1

行動が入る場所は1つだけにする

実際に「やること」は1ツールのみ
他は思考・保管・一時置き場

👉 重複管理を防ぐ最重要ルール

ルール2

線引きではなく、役割分担で考える

分類に悩まない
判断コストを減らす

第2章｜3レイヤー構造（全体設計）

レイヤー①：インボックス（思いつき）

役割：忘れないための一時置き場
特徴：

何でも入れていい
整理しない
見返さなくていい

例

紙メモ
スマホのメモ
自分宛LINE

レイヤー②：行動リスト（TODO）

役割：実行するための場所
特徴：

必ず1つだけ
毎日見る
具体的行動のみ

書き方

動詞から始める
- ○「工務店に電話する」
- ×「家を建てる」

レイヤー③：保管庫（記録・情報）

役割：考える・残す・守る
特徴：

見返す前提
分散OK
行動は入れない

第3章｜何をどこに書くかの判断基準

ルール3

「次にやる具体的行動か？」

YES → 行動リスト
NO → 行動リスト以外

ルール4

大きなことはプロジェクトとして持つ

例

結婚する
家を建てる

→ TODOには「次の一歩」だけ入れる

ルール5

習慣は原則TODOに入れない

歯磨き
入浴

※例外

習慣化したい期間のみ一時的に入れてOK

第4章｜複数ツール使用時の鉄則

ルール6

同じ粒度のものを複数の場所に置かない

行動：1か所
思考：別
記録：別

ルール7

TODOへの流れは一方通行

インボックス → TODO
保管庫 → TODO

逆流させない

第5章｜消す・残す・振り返る

ルール8

TODOは使い捨て

終わったら即消す
やらないと決めたら即消す

ルール9

「やったこと」は記録に残す

完了ログは普段見ない
振り返りは週1回だけ

第6章｜個人情報・重要情報の扱い

ルール10

「流出しても耐えられるか？」で判断

迷ったらアウト扱い

情報レベル別ルール

レベル1（流出OK）

店の電話番号など
→ クラウドOK

レベル2（やや注意）

知人の電話番号
→ ロック必須

レベル3（危険）

クレカ番号
→ パスワード管理 or 紙

レベル4（致命的）

ログイン情報
→ 専用管理のみ

ルール11

TODO・メモに番号を書かない

伏字・抽象化する
- ×「カード番号確認」
- ○「カード情報確認」

第7章｜日次・週次の最低限ルーティン

毎日（3〜5分）

行動リストを見る
インボックスを空にする
今日やることを決める

週1回（10分）

行動リストを整理
進んだことを3行で記録

第8章｜追加しておきたい「保険ルール」

ルール12

「気にならなくなった＝やらなくていい」

ルール13

60点で動かす

完璧を目指さない
続けた方が勝ち

ルール14

迷ったら一番ラクな方を選ぶ

続く方が正解

最後に（このルールの本質）

このマイルールの本質は、

「全部を管理しない」ための管理

です。

忘れない
迷わない
守る
進む

そのために
情報を分け、役割を分け、判断を減らす。

これは「管理術」ではなく、
生活を軽くするための設計図です。

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🌟 タスク＆情報管理：鉄壁のマイルール完全版

第1章｜基本思想：脳のメモリを解放する

ルール1：シングル・ソース・オブ・トゥルース（信頼できる唯一の情報源）
「今、何をすべきか」は、常に行動リスト（TODO）1箇所だけを見れば完結するようにする。
ルール2：脳は「考える」ために使い、「覚える」ために使わない
不安の正体は「忘れているかもしれない」という疑念。すべてをシステムに預け、脳を空っぽにする。

第2章｜情報の4層構造（4レイヤー）

役割ごとに「物理的またはアプリ上の場所」を完全に分離します。

レイヤー	役割	使うツール	具体的な書き方例
①インボックス	脳のゴミ捨て場	Appleメモ / 紙の付箋	「給湯器の調子が悪い」「ハワイに行きたい」
②行動リスト	実行の司令塔	Todoist / 紙のデイリー	「給湯器の型番をスマホで撮る」（動詞で）
③資料庫	思考と蓄積	Notion / Obsidian	給湯器の修理履歴、型番、業者とのやり取りメモ
④金庫	最重要情報の保護	オフライン（紙） / パスワード管理アプリ	クレジットカード番号、銀行暗証番号、MyNumber

第3章｜具体的な運用の「詳細ルール」

1. タスクの粒度と「プロジェクト」の扱い

大きな目標（家を建てる、結婚する）：
これらは「資料庫（Notion等）」に専用ページを作り、戦略を練る。
「行動リスト」には、その中から1週間以内にできる「次の一歩」だけを流す。
- 例：資料庫に「家づくりページ」作成。TODOには「住宅展示場を予約する」とだけ書く。
日常の習慣（歯磨き、入浴）：
原則入れない。ただし、「23時までに入浴」など、時間を守りたい時のみ、タイマー代わりに「行動リスト」へ入れる。

2. インボックスからの「振り分け」基準

毎日1回、以下のフローでインボックスを空にします。

2分で終わること： その場ですぐやる。
具体的な行動： 「行動リスト」へ移動（期限を決める）。
情報・アイデア： 「資料庫」へ移動。
重要情報： 「金庫」へ記録し、元のメモは即削除。

3. 個人情報の「鉄壁」取り扱いルール

「伏せ字」の徹底：
TODOアプリにカード関連のタスクを書く際は、「楽天カードの支払日確認」のように、番号やパスワードを推測できる情報は一切書かない。
「参照」の仕組み：
どうしても情報が必要な場合は、「（詳細は金庫ノートを参照）」と、「どこを見ればいいか」というアクションだけをTODOに記す。

第4章｜消す・残す・振り返る

TODOの末路： 完了したらその場でチェックして消す。デジタルの場合は「完了ログ」に自動で溜まるため、意図的に残す必要はない。
ログの残し方： 「家を建てた記録」など、後で読み返したい達成記録は、TODOではなく「資料庫（日記・プロジェクトログ）」に改めて書き込む。
週次レビュー（保険ルール）：
週に一度、資料庫を眺め、「行動リスト」に漏れがないか確認する。この10分が「ツール分散」を防ぐ最後の砦となる。

第5章｜追加：運用を安定させる「3つの保険」

「60点ルール」：
ツールを綺麗に整えることに執着しない。リストが汚れても、「今日やるべきことが3つ明確」なら合格とする。
「デジタル・ダイエット」：
ツールを増やしたくなったら、今ある4層のどこかに吸収できないか3日考える。
「情報の断捨離」：
インボックスの整理中、「これ、やっぱりいらないな」と思った瞬間に消す勇気を持つ。「気にならなくなった＝今の自分には不要」というサイン。

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DX時代の アクションマネジメント ～２～